2.2.17. Recomandarea R (2002)2 a Comitetului de Miniştri al Consiliului Europei către Statele membre
privind accesul la documentele publice. Adoptată de Comitetul de Miniştri la 21 februarie 2002,
cu ocazia celei de-a 784-a reuniuni a Delegaţilor Miniştrilor Comitetul Miniştrilor, în virtutea articolului 156 al Statutului Consiliului Europei,
Considerând că scopul Consiliului Europei constă în realizarea unei uniuni mai strânse între membrii săi pentru a proteja şi a promova ideile şi principiile care alcătuiesc patrimoniul loc comun; Cunoscând, în special, articolul 19 al Declaraţiei universale a drepturilor omului, articolele 6, 8 şi 10 ale Convenţiei pentru apărarea drepturilor omului şi libertăţilor fundamentale, Convenţia Naţiunilor Unite privind accesul la informaţii, participarea publicului la procesul decizional şi accesul la justiţie în materie de mediu, adoptată la Aarhus, Danemarca, la 25 iunie 1998 şi Convenţia privind protecţia persoanelor în ce priveşte procesarea automată a datelor cu caracter personal din 28 ianuarie 1981 (STE nr. 108); Declaraţia privind libertatea de exprimare şi de informare adoptată la 29 aprilie 1982, cât şi Recomandările nr. R (81) 19 privind accesul la informaţiile deţinute de autorităţile publice, nr. R (91) 10 asupra comunicării către terţe părţi a datelor cu caracter personal deţinute de organisme publice, nr. R (97) 18 privind protecţia datelor cu caracter personal colectate şi tratate în scopuri statistice şi nr. R (2000) 13 referitoare la politica europeană în materie de acces la arhive; Luând în considerare într-o societate pluralistă, democrată, transparenţa administraţiei publice şi disponibilitatea imediată de informare privind chestiunile de interes public; Estimând că accesul larg la documentele publice, pe bază de egalitate şi aplicând reguli clare: – permite publicului să-şi formeze o imagine adecvată şi o opinie critică privind starea societăţii în care trăieşte şi a autorităţilor care îl guvernează, favorizându-se participarea în cunoştinţă de cauză a publicului la problemele de interes comun; – favorizează eficienţa administraţiei şi contribuie la menţinerea integrităţii acesteia, evitând riscul corupţiei; – contribuie la afirmarea legitimităţii administraţiei în calitate de serviciu public şi consolidează încrederea publicului în autorităţile sale; Estimând, în consecinţă, că statele membre trebuie să facă eforturi maxime pentru a asigura publicului accesul la informaţiile conţinute de documentele publice, sub rezerva protecţiei altor drepturi şi interese legitime; Subliniind că principiile ce urmează constituie o normă minimală şi trebuie înţelese astfel încât să nu prejudicieze legile şi regulamentele naţionale care recunosc deja un drept de acces mai larg la documentele publice; Considerând că autorităţile publice, dacă prezentul instrument se concentrează asupra solicitărilor individuale de acces la documentele publice, ar trebui să-şi asume obligaţia de a aplica o politică activă de comunicare bazată pe punerea la dispoziţia publicului a oricărei informaţii considerate ca utilă unei societăţi democratice transparente; Recomandă guvernelor statelor membre de a se inspira în dreptul şi practica lor din principiile enunţate în prezenta recomandare. I. Definiţii În sensul prezentei recomandări: „Autorităţile publice” semnifică: i. guvernul şi administraţia naţională, regională sau locală; ii. persoanele fizice sau morale, în măsura în care ele îndeplinesc funcţii publice sau exercită o autoritate administrativă conform dreptului naţional. „Documentele publice” semnifică: toate informaţiile înregistrate în orice formă, elaborate, primite sau deţinute de autorităţile publice şi care au legătură cu funcţia administrativă, excepţie făcând documentele care sunt în curs de pregătire. II. Câmpul de aplicare 1. Prezenta recomandare nu se referă decât la documentele publice deţinute de autorităţile publice. Oricum, statele membre ar trebui să examineze în lumina dreptului şi practicilor lui interne în ce măsură principiile conţinute de această recomandare pot fi aplicate informaţiilor deţinute de organele legislative şi de autorităţile judiciare. 2. Această recomandare nu afectează dreptul de acces sau limitările accesului prevăzute în Convenţia pentru protecţia persoanelor în ce priveşte procesarea automată a datelor cu caracter personal. III. Principiul general privind accesul la documentele publice Statele membre vor trebui să garanteze oricărei persoane dreptul de acces, la solicitarea sa, la documentele publice deţinute de autorităţile publice. Acest principiu va trebui să se aplice fără nici o discriminare, inclusiv cea fondată pe originea naţională. IV. Limitările posibile ale accesului la documentele publice 1. Statele membre pot limita dreptul de acces la documentele publice. Limitările vor trebui stabilite precis prin lege, fiind necesare într-o societate democratică şi proporţionale cu scopul de a proteja: 1. securitatea naţională, apărarea şi relaţiile externe; ii. siguranţa publică; iii. prevenirea, investigarea şi urmărirea în instanţă a activităţilor criminale; iv. viaţa privată şi alte interese private legitime; v. interesele comerciale şi alte interese economice, private sau publice; vi. echitatea părţilor într-o instanţă jurisdicţională; vii. natura; viii. misiunile de inspecţie, control şi supervizare ale administraţiei; ix. politica economică, monetară şi rata de schimb a statului; x. confidenţialitatea deliberărilor în interiorul sau între autorităţile publice din timpul pregătirii unui dosar; 2. Accesul la un document poate fi refuzat dacă divulgarea informaţiilor conţinute în document aduce sau este susceptibilă să aducă un prejudiciu unuia sau altui interes menţionat la paragraful 1, cu excepţia cazului în care un interes public superior nu justifică divulgarea. 1. Statele membre vor trebui să examineze posibilitatea de a fixa termene peste care limitările menţionate la paragraful 1 nu se vor mai aplica. V. Solicitările de acces la documentele publice 1. Solicitantul unui document public nu va trebui obligat să motiveze de ce doreşte să aibă acces la respectivul document. 2. Formalităţile de solicitare vor trebui să fie minimale. VI. Tratarea solicitărilor de acces la documentele publice 1. O solicitare de acces la un document public va trebui tratată de orice autoritate publică care conţine acel document. 2. Solicitările de acces la documentele publice vor trebui tratate pe bază de egalitate. 3. Orice solicitare de comunicare a unui document public va trebui tratată cu rapiditate. Decizia va trebui luată, comunicată şi executată într-un timp fixat care poate fi precizat în prealabil. 4. Dacă autoritatea publică nu deţine documentul public solicitat aceasta va trebui, în măsura posibilului, să orienteze solicitantul către autoritatea publică competentă. 5. Autoritatea publică va trebui, în măsura posibilului, să ajute solicitantul să identifice documentul public cerut, dar ea nu este obligată să onoreze solicitarea dacă este vorba despre un document care nu poate fi identificat. 6. O solicitare de acces la un document public poate fi refuzată dacă solicitarea este nerezonabilă. 7. Autoritatea publică care refuză accesul la un sau la o parte a unui document public va trebui să prezinte motivele refuzului. VII. Formele de acces la documentele publice 1. Când accesul la un document public a fost acordat, autoritatea publică va trebui să autorizeze consultarea originalului şi să furnizeze o copie, ţinând cont în măsura posibilului, de preferinţele exprimate de solicitant. 2. Dacă o limitare se aplică unei părţi din informaţiile conţinute într-un document public, autoritatea publică va trebui cu toate acestea să comunice celelalte informaţii conţinute în document. Orice omisiune va trebui clar precizată. Dacă versiunea parţială a documentului solicitat induce în eroare sau este golită de conţinut, accesul poate fi refuzat. 3. Autoritatea publică poate da acces la un document public orientând solicitantul către sursele alternative mai facil accesibile. VIII. Cheltuielile pentru accesul documentelor publice 1. Consultarea unui document public la faţa locului ar trebui să fie în principiu gratuită. 2. Eliberarea unei copii a documentului public poate fi facturată la nivelul unui preţ rezonabil care nu ar trebui să exceadă preţul real al cheltuielilor de funcţionare suportat de autoritatea publică. IX. Procedura de verificare 1. Solicitantul a cărui cerere de acces la un document public a fost refuzată în totalitate sau în parte, amânată sau a rămas fără răspuns după termenul precizat în cadrul principiului VI.3 ar trebui să aibă acces la o procedură de verificare în faţa unei curţi sau a unei instanţe independente şi imparţiale prevăzute de lege. 2. Un solicitant ar trebui să aibă acces întotdeauna la o procedură rapidă şi mai puţin costisitoare de reexaminare de către o autoritate publică sau de verificare conform paragrafului 1 de mai sus. X. Măsuri complementare 1. Statele membre ar trebui să ia măsurile necesare pentru: 1. informarea publicului asupra dreptului acestuia de acces la documentele publice şi asupra modalităţilor de exercitare a acestuia; ii. a se asigura că agenţii lor publici au pregătirea necesară în ce priveşte îndatoririle şi obligaţiile ce decurg din punerea în aplicare a acestui drept; iii. a se asigura că acest drept poate fi exercitat. 2. În acest sens, autorităţile publice ar trebui în special să: i. gestioneze eficient documentele lor pentru a le face uşor accesibile; ii. aplice proceduri clare şi bine stabilite pentru conservarea şi distrugerea documentelor lor; iii. să informeze într-o manieră cât mai largă asupra problemelor sau activităţilor pentru care sunt responsabile, de exemplu prin elaborarea unor liste sau registre de documente aflate în posesia lor. XI. Informaţii oferite publicului la iniţiativa autorităţilor publice Autorităţile publice ar trebui din propria lor iniţiativă şi în cazul în care este potrivit, să ia măsurile necesare pentru a face publice informaţiile pe care ele le deţin atunci când punerea la dispoziţie a acestor informaţii este în interesul promovării transparenţei administraţiei şi a eficienţei în interiorul administraţiilor sau încurajează participarea informată a publicului în chestiuni de interes public. Expunere de motive privind Recomandarea Rec (2002) 2 a Comitetului Miniştrilor către statele membre, referitoare la accesul la documentele publice Istoric 1. În cadrul Consiliului Europei principiul accesului publicului la documentele publice a început să fie dezvoltat prin Recomandarea Nr. R (81) 19 privind accesul la informaţiile deţinute de autorităţile publice. Un exemplu recent de cooperare europeană în acest domeniu îl reprezintă Convenţia privind accesul la informaţii, participarea publicului la procesul decizional şi accesul la justiţie în materia mediului înconjurător, adoptată la Aarhus, Danemarca, la 25 iunie 1998. Un alt exemplu recent al Uniunii Europene este adoptarea Reglementării (CE) nr. 1049/2001 a Parlamentului European şi a Consiliului, din 30 mai 2001, relative la accesul publicului la documentele Parlamentului European, ale Consiliului şi ale Comisiei. Pe parcursul ultimilor ani un interes din ce în ce mai mare a fost manifestat în statele membre ale Consiliului Europei pentru introducerea în legislaţia naţională a unor măsuri care să vizeze asigurarea transparenţei administraţiei şi accesul publicului la informaţiile publice. Astfel, au fost întreprinse în cadrul Consiliului Europei lucrările de aprofundare a principiilor de bază referitoare la dreptul de acces la aceste informaţii. 2. Aceste lucrări au fost încredinţate pentru început Comitetului director privind mijloacele de comunicare în masă (CDMM). Apoi, în 19971, delegaţii miniştrilor au aprobat mandatul conferit de Comitetul director pentru drepturile omului (CDDH) Grupului de specialişti privind accesul la informaţiile oficiale (DH-S-AC). 3. În virtutea acestui mandat, DH-S-AC a fost împuternicit să examineze diferitele opţiuni existente pentru a elabora un instrument juridic obligatoriu sau alte măsuri care să încorporeze principiile de bază relative la dreptul publicului de a avea acces la informaţiile deţinute de autorităţile publice. În acest fel, DH-S-AC trebuia să ia în considerare Recomandarea nr. R(81) 19 menţionată mai sus, evoluţia legislativă din domeniul accesului la informaţii atât în statele membre ale Consiliului Europei cât şi la nivel european şi lucrările întreprinse în cadrul Consiliului Europei şi în cadrul altor instanţe. 4. Trebuie notat că articolul 19 al Declaraţiei universale a drepturilor omului şi articolul 19 al Pactului internaţional relativ la drepturile civile şi politice conferă un drept mai extins în ceea ce priveşte accesul la informaţiile oficiale decât Convenţia europeană a drepturilor omului, deoarece aceste dispoziţii conţin, de asemenea, dreptul de a căuta informaţii. Definiţi Autorităţile publice 5. Trebuie notat că nu există o definiţie a termenului “autorităţi publice” în celelalte instrumente ale Consiliului Europei2. În sensul prezentei recomandări, expresia “autorităţile publice” acoperă guvernul şi diferitele organisme ale administraţiei de la nivel naţional, regional şi local, termenul “guvern” acoperind simultan şi organismele politice şi cele administrative. 6. Termenul “autorităţi publice” acoperă atât persoanele private cât şi cele juridice din momentul în care acestea deţin funcţii publice sau exercită o autoritate administrativă după cum este prevăzut în dreptul intern. În anumite state membre, această noţiune se referă atât la persoanele private cât şi la cele juridice care efectuează servicii publice sau la entităţile private finanţate din fonduri publice. Documentele publice 7. Termenul de “documente publice” reprezintă, în sensul prezentei recomandări, toate informaţiile fixate pe orice suport fizic într-o formă recuperabilă (texte scrise, înregistrate pe bandă sonoră sau audiovizuală, fotografii, email-uri, informaţii stocate pe suport electronic, cum ar fi bazele de date electronice etc.). Atât documentele produse de o autoritate cât şi documentele ce provin de la terţi şi care au fost primite de o autoritate publică sunt acoperite de definiţie. 8. În timp ce definirea noţiunii referitoare la documentele pe suport de hârtie este uşor de făcut, definirea a ceea ce înseamnă un document atunci când informaţiile sunt conservate electronic într-o bază de date este mai greu de făcut. Statele membre trebuie să dispună de o marjă de apreciere pentru a decide cum poate fi definită această noţiune. În anumite state membre va fi oferit accesul la informaţii precise, aşa cum vor fi ele specificate de către solicitant, dacă aceste informaţii sunt uşor recuperabile cu mijloacele existente. 9. Există diverse tradiţii şi practici în statele membre în ceea ce priveşte criteriile care permit calificarea unui document ca document “public”. În principiu, documentele incomplete nu sunt acoperite de această noţiune. Mai mult, în anumite state membre documentele care contribuie la luarea deciziilor (de exemplu: avizele, opiniile, memorandum-urile etc.) nu sunt considerate documente publice până când decizia la care se referă nu este luată. Totuşi, în anumite state membre documentele pot fi făcute publice chiar înainte de a fi luată decizia pentru care acel document a fost pregătit, în special pentru a permite participarea la procesul de luare a deciziei. 10. Pe de altă parte, este important să se facă o distincţie clară între documentele primite de autorităţile publice în cadrul exercitării funcţiilor lor şi cele primite în calitate de persoane private şi care nu au nici o legătură cu funcţiile lor, de exemplu: scrisorile primite de membrii administraţiei în calitatea lor de politicieni sau de persoane care ocupă alte posturi în exterior. Această ultimă categorie de documente nu este acoperită de definiţie în sensul prezentului instrument. II Câmpul de aplicare 11. Câmpul de aplicare al prezentei recomandări este strâns legat de definiţiile indicate mai sus şi acoperă documentele publice deţinute de autorităţile publice. Statele membre ar trebui, de asemenea, să examineze în ce măsură aceste principii ar putea fi aplicate informaţiilor deţinute de instanţele legislative şi cele judiciare. 12. Informaţii sunt “deţinute”, de asemenea, de o autoritate publică atunci când sunt fizic deţinute de o persoană juridică sau fizică în numele unei autorităţi publice ca urmare a acordului dintre autoritatea publică şi acea persoană. 13. Prezenta recomandare se referă, de asemenea, la documentele publice conţinute în arhive, fără a prejudicia aplicarea regulilor specifice conţinute în Recomandarea 2000 (13) a Comitetului Miniştrilor către statele membre, referitoare la politica europeană în materia accesului la arhive. 14. Documentele care conţin date personale sunt, de asemenea, acoperite de câmpul de aplicare al recomandării. Trebuie notat că, în acest context, Convenţia privind protecţia persoanelor în ce priveşte procesarea automată a datelor cu caracter personal din 28 ianuarie 1981 (STE no.108) nu împiedică oferirea către terţi a accesului la documentele publice care conţin date personale. Totuşi, când este oferit accesul la astfel de documente, acesta trebuie făcut în concordanţă cu regulile ce figurează în Convenţia nr. 108. III Principiul general privind accesul la documentele publice 15. Dreptul de acces la documentele publice, garantat prin prezentul instrument, se limitează la documentele care există. O autoritate publică nu are obligaţia de a produce noi documente pentru a răspunde solicitării. 16. Acest drept de acces ar trebui să se aplice oricărei persoane, atât celor fizice cât şi celor juridice, fără nici o discriminare, inclusiv cea bazată pe originea naţională. Nici o limitare nu figurează în Recomandarea R (81) 19 privind accesul la informaţia deţinută de autorităţile publice. 17. Prezenta recomandare vizează un drept general de acces la documentele publice care ar trebui exercitat de toţi. O persoană ar putea avea, de asemenea, un drept specific de acces la documente publice, ca urmare a altor instrumente juridice. De exemplu o persoană are dreptul de acces la datele personale care o privesc, conform Convenţiei nr. 108 citată mai sus. În acelaşi sens, anumite state membre acordă un drept mai larg de acces la documentele publice persoanelor implicate în procedurile administrative. În acest context, trebuie indicat faptul că articolul 8 al Convenţiei europene a drepturilor omului garantează un drept de acces la informaţiile care se referă la viaţa privată sau la viaţa de familie a persoanei, în anumite circumstanţe (a se vedea, în special, deciziile Curţii Europene a Drepturilor Omului din 7 iulie 1989, în cazul Gaskin vs. Marea Britanie din 26 martie 1987, în cazul Leander vs. Suedia din 19 februarie 1998 şi în cazul Guerra şi alţii vs.Italia). 18. Prezenta recomandare, permiţând comunicarea documentelor publice oricărei persoane, nu afectează drepturile de proprietate intelectuală ataşate informaţiilor comunicate. IV Posibile limitări ale accesului la documentele publice 19. Principiul ar trebui să fie accesul la documente iar excepţia: confidenţialitatea lor când alte interese legitime prevalează. Aceste limitări ar trebui stabilite în mod exact în cadrul legii, ar trebui să fie necesare într-o societate democratică şi proporţionale cu scopul de a proteja celălalt / celelalte interes(e) legitim(e). 20. Decurge din dreptul general menţionat la Principiul III de mai sus că va fi necesar să se indice indivizilor dacă autoritatea publică deţine sau nu un document precis. Atunci când protecţia altor interese legitime prevalează asupra divulgării informaţiei, poate fi necesar, în cazuri limită, să se păstreze secretul asupra faptului că informaţia există. Această situaţie ar viza cazurile în care admiterea sau negarea existenţei informaţiei ar echivala chiar cu divulgarea informaţiei în sine. 21. Limitările dreptului de acces la documentele publice nu ar trebui să fie posibile decât pentru motivele enumerate într-o manieră exhaustivă la Principiul IV, paragraful 1. O anumită limitare prevăzută în dreptul intern poate fi acoperită de mai multe limitări indicate în acest principiu. Criteriile de aplicare a limitărilor au fost elaborate avându-se în vedere articolele 6, 8 şi 10 ale Convenţiei europene a drepturilor omului, cât şi dispoziţiile relevante ce figurează în instrumentele referitoare la protecţia datelor, în special în Convenţia precizată mai sus, privind protecţia persoanelor în ce priveşte procesarea datelor cu caracter personal din 28 ianuarie 1981 (STE no. 108) şi în Recomandarea no. R (81) 19 privind accesul la informaţiile deţinute de autorităţile publice. 22. Paragraful 1, alineatul i prevede că statele membre ar putea limita accesul la documentele publice în scopul protejării securităţii naţionale, apărării şi a relaţiilor internaţionale. În anumite state membre, limitările referitoare la acest domeniu au o valoare constituţională. De exemplu anumite state care au regiuni ce dispun de un larg grad de autonomie pot avea, de asemenea, interesul de a proteja corespondenţa dintre astfel de autorităţi regionale sau, în cazul statelor federale, dintre autorităţile federale centrale şi autorităţile regionale. Anumite state membre prevăd, de asemenea, limitarea accesului la documentele privind şefii de stat, mai ales în cazul unor anumite monarhii constituţionale. 23. Paragraful 1, alineatul iv prevede că statele membre ar putea stabili unele limitări pentru a proteja viaţa privată şi alte interese private legitime. Informaţiile care tratează astfel de interese pot fi acoperite de Convenţia nr. 108 menţionată mai sus, iar limitarea prevăzută la paragraful 1, alineatul iv, poate fi aplicată, de asemenea, informaţiilor care nu sunt acoperite de această Convenţie. 24. Noţiunea de “interese comerciale şi alte interese economice” menţionată la paragraful 1.v, poate acoperi, de exemplu, chestiunea afacerilor care convin să fie păstrate 5 secrete din motive de competitivitate, cum ar fi confidenţialitatea negocierii afacerilor. Acest paragraf se poate extinde asupra documentelor pe care autorităţile publice le utilizează pentru pregătirea negocierilor colective din care ele fac parte. 25. Pentru deţinerea unor date statistice corecte, majoritatea statelor dispun de clauze de confidenţialitate pentru protejarea informaţiilor culese de la persoanele fizice sau juridice. Aceste date vor fi în general fie date personale fie date referitoare la interese economice sau comerciale. Accesul la documentele care conţin astfel de informaţii poate fi, în consecinţă, limitat în virtutea paragrafului 1, alineatele iv şi v. Consideraţii analoge pot fi aplicate datelor culese în cadrul procesului de aplicare a impozitelor asupra indivizilor sau persoanelor juridice de drept privat. 26. Anumite state protejează informaţiile oferite într-o manieră confidenţială. Recomandarea nu se opune acestui lucru atâta timp cât informaţiile protejate sunt acoperite de una dintre limitările expuse în Principiul IV, de exemplu la paragraful 1, alineatele iv sau v. 27. Limitarea prevăzută la paragraful 1, alineatul vi referitoare la protecţia “egalităţii părţilor într-o instanţă jurisdicţională” derivă din articolul 6 al Convenţiei europene a drepturilor omului privind dreptul la un proces echitabil. El are ca scop, în special, autorizarea autorităţii publice de a refuza accesul la propriile documente pentru a nu-şi afecta poziţia în cursul procesului la care ea este parte. 28. Limitările referitoare la “natură”, prevăzute la paragraful 1, alineatul vii vizează, de exemplu, împiedicarea pe cât posibil a localizării speciilor animale sau vegetale ameninţate, pentru a le proteja. Această limitare este conformă cu articolul 4, paragraful 4 (h) al Convenţiei privind accesul la informaţii, participarea publicului la procesul decizional şi accesul la justiţie în materia protejării mediului. 29. Paragraful 1, alineatul viii poate, de exemplu, să protejeze capacitatea autorităţii publice de a efectua controale eficiente, anchete sau audituri, eventual prin intermediul procedurilor oficiale, asupra altor organizaţii, asupra indivizilor sau asupra propriilor reglementări sau proceduri interne. Investigaţiile fiscale sau controalele fiscale în curs pot fi citate ca exemplu. 30. Paragraful 1, alineatul x indică posibilitatea limitării accesului pentru a proteja deliberările în interiorul sau între autorităţile publice, referitoare la pregătirea internă a unui dosar de către o autoritate. Această limitare ar putea să se refere în special la documentele deliberărilor Cabinetului. Termenul de “dosar” este suficient de larg pentru a acoperi toate tipurile de afaceri care se află în mâinile autorităţilor publice şi anume atât cazurile individuale cât şi procedurile de luare a deciziilor politice. 31. Paragraful 2 reprezintă expresia a două principii importante: principiul evaluării riscurilor (“harm test”) şi cel al echilibrului între interesul accesului publicului la documente şi interesul protejat prin limitări. Dacă accesul publicului la un document public nu aduce nici un prejudiciu unuia dintre interesele listate la paragraful 1, nu ar trebui să existe limitări ale accesului la acel document. Dacă accesul publicului la un document poate prejudicia unul dintre aceste interese, documentul ar trebui pus la dispoziţia publicului dacă interesul publicului de a avea acces la document primează asupra interesului protejat. 32. Evaluarea riscurilor şi echilibrarea intereselor se pot face fie de la caz la caz fie de către legislatorul care se bazează pe modul în care limitările sunt formulate. Legea ar putea, de exemplu, să prevadă condiţiile variabile de evaluare a riscurilor. Aceste condiţii ar putea lua forma unei prezumţii în favoarea sau defavoarea secretului sau a secretului necondiţionat în cazul informaţiilor extrem de sensibile. Atunci când astfel de condiţii sunt prevăzute de lege, autorităţile publice ar trebui să se asigure că aceste condiţii puse de clauzele de confidenţialitate sunt îndeplinite când primesc o solicitare de acces la un document public de acest tip. Gradul de sensibilitate poate varia în timp şi este importantă evitarea clasificării unui document astfel încât automat accesul la acel document să fie împiedicat în viitor. 33. În anumite state membre, documentele vor fi puse la dispoziţie dacă interesul protejat nu primează asupra interesului public în ce priveşte divulgarea lor. Această manieră nu este incompatibilă cu prezenta recomandare. 34. Paragraful 3 evocă datoria statelor membre de a fixa durata maximă de timp pentru limitările dreptului de acces. Aceasta înseamnă că, după un anumit timp documentele ar trebui să devină accesibile. Mai mult, durata de limitare ar trebui să fie proporţională cu ceea ce se urmăreşte să se obţină, de exemplu protecţia altor drepturi sau altor interese legitime. 35. În ce priveşte documentele clasate confidenţiale, secrete sau de maxim secret, autorităţile publice ar trebui să vegheze pentru a le face accesibile imediat ce circumstanţele o permit sau în cazul în care legea fixează o durată de confidenţialitate, imediat ce acest timp a expirat. În anumite ţări, legea impune revizuirea periodică a caracterului confidenţial al unei informaţii. În alte ţări, această revizuire se face de la caz la caz, în funcţie de solicitările de acces. V. Solicitările de acces la documentele publice 36. Persoana care solicită un document public nu ar trebui să fie obligată să prezinte motivele pentru care doreşte să aibă acces la acel document. Această idee a fost deja inclusă în Recomandarea nr. R (81) 19 privind accesul la informaţiile deţinute de autorităţile publice. 37. Paragraful 2 încurajează statele membre să limiteze formalităţile cât de mult posibil. În anumite state membre solicitările trebuie formulate în scris. În altele ele pot fi făcute oral. În anumite state membre există dreptul unui solicitant de a depune o solicitare anonimă. Totuşi, prezenta recomandare nu obligă statele membre să acorde un astfel de drept solicitanţilor. VI Tratarea solicitărilor de acces la documentele publice 38. Paragraful 1 recomandă ca toate autorităţile care deţin un document public să trateze solicitarea de acces la acel document cât de repede este posibil. Înainte ca decizia să fie luată, autoritatea publică poate intra în contact cu sursa documentului solicitat. Autoritatea care deţine documentul public nu ar trebui să forţeze solicitantul să prezinte o nouă cerere autorităţii publice care este sursa documentului solicitat. 39. Buna servire şi eficienţa faţă de orice solicitant, fără discriminare, ce se aşteaptă de la orice autoritate publică se traduc în particular prin rapiditatea de tratare a solicitărilor şi prin spiritul de colaborare cu solicitantul în cazul în care tratarea solicitării este complicată. Din acest punct de vedere textul prezentei recomandări merge mai departe decât Recomandarea nr. R (81) 19 privind accesul la informaţia deţinută de autorităţile publice, care se mulţumeşte să enunţe că orice solicitare trebuie tratată într-un timp rezonabil. 40. Paragraful 2 se referă la tratarea nediscriminatorie a solicitărilor aşa cum este ea deja exprimată în Recomandarea nr. R (81) 19. Ar trebui să se evite operarea discriminatorie sau subiectiv selectivă a solicitărilor. Acestea ar trebui tratate pe bază de egalitate, aplicând criterii obiective. Autorităţile publice care deţin documente ar trebui să ţină cont de exigenţele Protocolului adiţional nr. 12 la Convenţia europeană a drepturilor omului, deschisă spre semnarea de către statele membre la 4 noiembrie 2000. Acest Protocol extinde într-o manieră generală câmpul de aplicare al articolului 14 (nediscriminarea) al Convenţiei. În principiu, ele ar trebui să trateze solicitările în ordinea primirii lor. 41. Toate solicitările ar trebui tratate cât de repede posibil. Autorităţile publice ar trebui să spună întotdeauna solicitantului dacă au decis sau nu să elibereze documentul. Mai mult, dacă decizia este pozitivă, statele membre ar trebui să vegheze ca eliberarea documentului să fie făcută fără întârziere. Într-adevăr, caracterul minimal al exigenţelor formale şi rapiditatea tratării solicitărilor ar trebui să fie urmate de o executare fără întârziere a deciziei. Atunci când o întârziere este inevitabilă, autorităţile publice ar trebui să informeze solicitantul. 42. Paragrafele 4 şi 5 recomandă cooperarea cu solicitantul şi sunt în mod special importante dacă solicitantul este handicapat, analfabet, fără domiciliu fix etc. Extensia dorinţei de cooperare depinde de situaţia fiecărui caz în parte. Pentru acest motiv, autoritatea publică se bucură de o anumită marjă de apreciere dar ar trebui să fie şi cât se poate de eficientă. Pe de altă parte, în anumite cazuri speciale în care solicitantul (handicapat, analfabet, bătrân, marginalizat, străin care cunoaşte prost sau de loc limba vorbită etc.) ar fi în imposibilitatea de a înţelege, prin propriile mijloace, la nivel elementar documentul solicitat, autorităţile publice ar putea încerca în măsura posibilului şi a limitelor rezonabile, să-l ajute să ajungă la o astfel de înţelegere. Mai mult, în anumite situaţii acest ajutor ar corespunde dorinţelor exprimate de Comitetul Miniştrilor în Recomandarea lui nr. R (93) 1 referitoare la accesul efectiv la lege şi justiţie a persoanelor în situaţie de mare sărăcie. Acest ajutor oferit pentru a înţelege informaţia nu implică obligaţia de a traduce documentele şi nici oferirea unei consultaţii tehnice (juridice de exemplu) complicate. 43. Paragraful 6 recomandă ca statele membre să trateze fiecare solicitare de acces în parte, cu excepţia celor care sunt evident nerezonabile (de exemplu: dacă solicitarea e prea vagă sau necesită un efort de cercetare disproporţionat, sau se referă la un domeniu prea vast sau cu un volum prea mare de documente). Când solicitarea este vădit abuzivă (solicitări sistematice şi numeroase cu scopul de a împiedica activitatea normală a unei administraţii, solicitarea repetată într-o manieră abuzivă a aceluiaşi document, de către acelaşi solicitant) ea ar putea fi refuzată. 44. Paragraful 7 se inspiră din Recomandarea nr. R (81) 19 privind accesul la informaţiile deţinute de autorităţile publice şi recomandă ca autoritatea publică să motiveze refuzul accesului la informaţii, cu excepţia cazurilor excepţionale în care o asemenea motivare ar face cunoscute informaţii al căror acces ar putea fi limitat în virtutea principiului IV. VII Formele de acces la documentele publice 45. Există diferite forme de acces la documente: consultarea originalului sau primirea unei copii a documentului sau amândouă. Solicitantul va alege tipul de acces pe care îl preferă. Autoritatea publică ar trebui să ţină cont de această preferinţă în măsura posibilului. Totuşi, acest lucru ar putea fi irealizabil sau imposibil în anumite cazuri. De exemplu poate fi justificată refuzarea oferirii unei copii a documentului dacă echipamentele tehnice nu sunt disponibile (de exemplu pentru copii audio, video sau electronice) dacă această formă de acces antrenează o creştere nerezonabilă a costurilor, dacă ea aduce atingere drepturilor de proprietate intelectuală sau face posibilă utilizarea ilicită a documentului. Se poate dovedi justificată refuzarea accesului direct la un document dacă originalul este fragil. Mai mult, pot apărea obstacole ca urmare a consultării la faţa locului, cum ar fi orele de deschidere, mai multe persoane putând solicita acelaşi document în acelaşi timp. Din nou şi în acelaşi context, este important ca autorităţile publice să facă dovada unui spirit deschis, propunând publicului accesul în birourile lor. 46. Dacă o limitare se aplică numai unei părţi a informaţiilor conţinute într-un document, restul documentului ar trebui în mod normal să fie pus la dispoziţie. Ar trebui să fie indicat clar unde au fost şterse informaţiile şi care era volumul acestora. Dacă documentul este pe suport de hârtie, ştergerile ar putea fi făcute pe o copie acoperind pasajele pentru care se aplică restricţia. Dacă documentul este în formă electronică ar trebui să existe pe copie o indicaţie clară privind ce parte a documentului a fost ştearsă, de exemplu lăsând acest spaţiu alb. Mai mult, divulgarea parţială a unui document nu ar trebui făcută într-o manieră care să permită divulgarea informaţiilor acoperite de limitare. 47. Paragraful 3 indică faptul că accesul ar putea fi dat orientând solicitantul către sursele alternative uşor accesibile. De exemplu, dacă un document este publicat pe Internet, autorităţile publice ar putea orienta solicitantul acolo, dacă Internetul ar fi uşor accesibil pentru solicitant. Caracterul unui document de a fi “uşor accesibil” ar trebui evaluat pentru fiecare caz în parte. Ceea ce poate fi uşor accesibil pentru un individ nu este în mod necesar şi pentru altul. Situaţia individuală a solicitantului poate fi un factor important (de exemplu atunci când este vorba de un handicapat, analfabet sau o persoană fără domiciliu fix sau când există o distanţă geografică între ea şi autoritatea publică care deţine documentul public solicitat). Situaţia ţării în ceea ce priveşte accesibilitatea publicului la informaţie (de exemplu prin Internet) poate fi, de asemenea, un factor care trebuie luat în considerare. 48. Atunci când accesul la un document a fost refuzat, autorităţile publice ar putea furniza un rezumat al documentului. 49. În anumite cazuri, o persoană este interesată de un anumit tip de informaţie şi preferă ca aceste informaţii să fie date oral sau într-un rezumat scris. Statele sunt încurajate să ofere acest tip de serviciu, dar acest lucru nu este acoperit de prezenta recomandare. VIII Cheltuielile privind accesul la documentele publice 50. Pentru a facilita accesul la informaţiile publice ar trebui să fie gratuit accesul la faţa locului la documentele originale. Totodată, autorităţile publice ar putea cere solicitantului plata costului de căutare a acestor documente, mai ales când solicitarea este voluminoasă sau când ea antrenează o cantitatea importantă de muncă din partea autorităţilor publice. 51. În ceea ce priveşte copiile, conform paragrafului 2, costul de acces se poate repercuta asupra solicitantului, dar autorităţile publice nu ar trebui să obţină nici un profit. Tarifele ar trebui să fie rezonabile şi reduse la minimum şi nu ar trebui să depăşească costurile reale suportate de autorităţile publice. Limitarea tarifelor pe care autorităţile publice au dreptul să le aplice în ce priveşte legislaţia referitoare la accesul la documentele oficiale, nu împiedică autorităţile publice să producă documente în scopuri comerciale şi să le vândă la tarife competitive. IX Procedura de verificare 52. Acest articol conţine două principii. Mai întâi, solicitantul ar trebui să deţină dreptul la o procedură de verificare în faţa unei curţi sau a unei instanţe independente sau imparţiale stabilite prin lege. Mai mult, solicitantul ar trebui să aibă acces la o procedură de control rapidă şi ieftină. Ar putea fi vorba de o verificare realizată de o autoritate publică sau independentă. În acest sens, trebuie notat că în anumite sisteme naţionale procedura de verificare este întotdeauna un demers prealabil recursului la justiţie sau unui alt tip de procedură independentă de plângere. În anumite state membre este posibil, de asemenea, să se depună o plângere ca urmare a unui refuz sau a unor disfuncţionalităţi din acest domeniu la avocatul poporului, la un mediator sau la o instanţă de mediere. X Măsuri complementare 53. Recomandarea nr. R (81) 19 privind accesul la informaţiile deţinute de autorităţile publice menţionată mai sus enunţă că ar trebui aplicate mijloace eficiente şi adecvate pentru a se permite accesul la o astfel de informaţie. Principiul X al prezentei recomandări este o expresie a ideii conţinute în paragraful vi al preambulului, conform căruia autorităţile publice ar trebui să aplice o politică activă de comunicare şi, în consecinţă, să stabilească sisteme de susţinere. 54. Pentru a putea face uz de drepturile lor de acces este necesar ca solicitanţii să cunoască aceste drepturi. Paragraful 1 al principiului X recomandă, în consecinţă, ca statele membre să ia măsurile necesare pentru informarea publicului asupra drepturilor lui. O astfel de informaţie ar putea fi dată publicului prin intermediul dosarelor, ar putea fi publicată pe suport electronic sau ar putea fi înfiinţate centre de documentare. 55. Mai mult, pentru a permite un acces mai uşor la documentele publice autorităţile publice ar trebui să pună la dispoziţia publicului condiţiile materiale adecvate (să pună la dispoziţie un echipament tehnic adecvat, inclusiv a celui care încorporează noi tehnologii de informare şi comunicare, localuri bine utilate). În toate cazurile autorităţile publice ar 10 trebui să asigure conservarea şi securitatea fizică a originalelor. Acestea ar putea stabili şi indica, de asemenea, punctul de contact care, în cadrul unui anume serviciu al administraţiei, să fie susceptibil de a facilita accesul la documentele acelui serviciu. 56. Paragraful 2, alineatul ii face referinţă la chestiuni legate de conservarea şi la distrugerea documentelor publice. Conservarea implică în general depunerea documentelor publice la Arhive. În acest sens este nevoie de reguli clare. 57. Pentru ca publicul să cunoască ce documente sunt deţinute de autorităţile publice, paragraful 2, alineatul iii recomandă ca autorităţile publice să informeze asupra problematicii sau activităţilor care intră în competenţele lor. Un mijloc pentru a se realiza aceasta este elaborarea de liste sau de registre cu documentele ce se află în posesia lor, care apoi să fie accesibile publicului. Astfel va fi facilitată şi căutarea respectivelor documente. De asemenea, autorităţile publice ar trebui să ia în considerare şi protejarea unor sau altor interese legitime atunci când determină tipul de informaţii care trebuie incluse pe liste sau în registre. XI Informaţiile aduse la cunoştinţa publicului la iniţiativa autorităţilor publice 58. Ultimul principiu diferă de celelalte în sensul în care se referă la o iniţiativă a administraţiei (oferirea informaţiilor către public). Scopul lui nu este acela de a solicita autorităţilor publice de a face publică totalitatea informaţiilor pe care acestea o deţin, ci de a le încuraja a aduce la cunoştinţa publicului informaţiile (de exemplu dosarele administrative referitoare la lucrările publice) care pot să favorizeze participarea mai “clarificată” a cetăţenilor la dezbaterile de interes general. O astfel de participare reprezintă un element important al democraţiei şi al eficienţei administrative. Mai mult, aducerea la cunoştinţa publicului a informaţiilor înainte ca ele să fie solicitate se dovedeşte a fi avantajoasă pentru autorităţile publice prin faptul că ele nu mai trebuie să trateze aceste solicitări, informaţiile fiind de acum înainte disponibile. 59. În funcţie de fiecare caz în parte autorităţile publice sunt libere să aleagă cele mai adecvate mijloace pentru a aduce la cunoştinţa publicului aceste informaţii (panouri de afişaj, publicaţii oficiale, situri web sau pe orice suport care este uşor accesibil pentru public)
Leontiuc Marius - official site 
Trebuie să fii autentificat pentru a publica un comentariu.